Аудит печати

Фирма QBS предлагает сервис по оценке стоимости и объемов печати на предприятии

В больших компаниях сегодня часто возникает необходимость печати разных бумаг. Чем больше становится бизнес, тем вырастает поток документации. Поэтому владельцу компании необходимо вкладывать средства в эту сферу, чтобы обеспечить нормальную работоспособность организации. По статистике, каждая крупная компания тратит около 5% своего бюджета на закупку и обслуживание техники по печати, бумагу и прочие расходные материалы.

Зачем проводить аудит печати

Главная цель такого проекта – провести всестороннее тестирование процесса печати в организации. В ходе аудита будут выявлены основные потоки затрат на обеспечение процесса и содержание оборудования. Также это позволит выявить эффективность и функциональность техники.

При помощи тестирования системы можно получить ответ на такие вопросы:

  • сколько реально стоит процесс печати на фирме;
  • кто из сотрудников использует печатную технику наиболее часто;
  • какие документы печатаются наиболее часто;
  • какой техникой наиболее часто пользуются сотрудники;
  • какие из устройств печати мало затребованные;
  • сколько потребуется в офис МФУ или принтеров.

Специалисты QBS проведут тестирование всей системы печати и на основании этого составят подробный план оптимизации сферы, чтобы снизить расходы на нее.

Проводится процедура поэтапно и состоит из таких шагов:

Подготовка

  • создание плана и обозначение целей при проверке;
  • установка метрик, которые надо выявить в ходе аудита.

Сбор информации

  • инвентаризация всего оборудования на предприятии: факсы, МФУ, принтеры и пр.;
  • создание схемы размещения техники;
  • выявление подразделений фирмы, где применяются печатные устройства;
  • определение типа документов, которые разрешено печатать;
  • описание регламента и технических моментов.

Анализ данных

  • какие в общем объемы печати или обработки данных в компании;
  • какие устройства используются чаще всего;
  • из каких отделов сотрудники чаще всего используют печатное оборудование;
  • что именно печатают работники;
  • каким отделам требуется защищенная печать;
  • какое соотношение цветной и черно-белой печати.

Составление отчета и рекомендаций

На основании полученных данных при проведении аудита с помощью специального ПО сотрудники фирмы QBS составляют подробный отчет, где определяют основные метрики:

  • стоимость одного печатного листа цветного типа;
  • стоимость печатного листа черно-белого типа;
  • эффективность конкретного оборудования и максимальный уровень нагрузки на него;
  • какое количество печати производится в личных целях сотрудниками;
  • степень защищенности документации при печати внутри компании;
  • степень защищенности информации и возможность утечки данных при печати за пределы фирмы;
  • уровень эффективности всей системы печати.

На основании собранной и проанализированной информации клиенту предоставляется также и план модернизации системы. При его реализации клиент получает следующее:

  • увеличивается эффективность применения оборудования того или иного типа;
  • понижается риск утечки конфиденциальной информации организации;
  • снижаются расходы на содержание печатной техники.

Почему стоит выбирать QBS

Обращаться при проведении аудита печати для получения максимально точной информации о ней стоит только к профессионалам, которые работают в QBS. Компания находится на рынке системной интеграции более 15 лет, поэтому успела реализовать массу проектов различной сложности разным предприятиям независимо от формы их собственности.

В штате компании работают только специалисты высокого уровня, которые постоянно обучаются и повышают свое мастерство. Все полученные навыки и знания они с успехом применяют на практике. За время своего существования QBS удалось реализовать более 20 000 проектов по системной интеграции и корпоративной печати. Большой опыт сотрудников позволяет им оперативно и профессионально решать задачи любой сложности на предприятиях, независимо от формы их деятельности.

Фирма QBS – индивидуальный интегратор, который поможет владельцу компании сфокусироваться на решении главных задач и сэкономить средства, которые потом направить в нужное русло. Это также позволит полностью оптимизировать систему печати в корпорации.

Если у вас остались вопросы относительно нюансов услуги, вы можете задать их эксперту компании через форму обратной связи на сайте!