Оптимизация печати в Новосибирске
Печать разнообразных документов является частью любого бизнес процесса, поэтому важно создать грамотное использование систем печати, оптимизировать процесс внутри корпорацию Чаще всего в инфраструктуре компании нужно увидеть сетевые мфу, принтеры, которые способны обслужить безграничное число работников. Такая схема устройства допускается, но только для малого бизнеса, где всего лишь пару отделов, и десяток человек. Если же это корпорация, система крупных организаций, то может возникнуть целый ряд проблем, которые негативно скажутся на процессе ведения бизнеса.
Проблемы организации печати в корпорации
В целом среди традиционной системы печати выделяют такие проблемы, как отсутствие унификации, то есть все печатные устройства разных поколений, следовательно, совмещать их нереально. Возникают проблемы в управлении печати между сотрудниками. Также большой проблемой является повышенный расход бумаги, часто происходит неправильная заправка, теряется бумага, не корректно работает принтер, происходит повторное печать. Часто происходит неконтролируемая закупка расходных средств.
Многие сотрудники допускают утечку информации, могут прочитать напечатанную информацию не своего отдела. Все это играет отрицательную роль, следовательно, требует особого подхода. Компания предлагает идеальную оптимизацию инфраструктуры печати, что позволит снизить расходы, повышает эффективно уровень безопасности.
Существует определенная схема оптимизации расходов до 35%, повышается полная безопасность документооборота, обеспечиваются комфортные условия для сотрудников. Это оптимизация состоит из сбора информации, анализа ключевых бизнес метрик, разработки плана оптимизации.
Результат анализа и оптимизации в Новосибирске
Когда собирается информация, происходит инвентаризация всех установленных принтеров, определяется возраст каждого устройства, определяется объем печати, соотношение черно-белой и цветной печати документов в каждом из отделов. Затем происходит анализ ключевых бизнес метрик, нагрузки, объема использования сотрудниками. Также происходит разработка плана оптимизации, то есть план эксплуатации оборудования, оптимальная расстановка оборудования, введение определенных регламентов для сотрудников.
Обязательно формируется организационный план оптимизации, также существуют технические моменты, происходит внедрение функционала, обеспечивается безопасность печати. Выделяется план для разных групп сотрудников, подбирается направление заданий печати. Происходит мониторинг инфраструктуры при помощи специального программного обеспечения. Тщательно разрабатывается архитектура системы печати.
Также предлагается пробный вариант системы оптимизации, который будет длиться до 2 месяцев, в течение которых будет производиться оценка результатов работы. Такой план подразумевает поставку принтеров одного производителя, настройку, внедрение политики печати. Внедряются функции для осуществления документооборота, создание единого центра мониторинга. Результатом будет отслеживание изменений, сокращение затрат на расходные материалы, повышение уровня безопасности, повышение эффективности бизнес процессов на всех уровнях.